『工作職場』新入社員必備技能,超實用死背型接日文電話必用句子

來到日本,應該有很多人目標是找到辦公室類型的工作吧!!
那麼,日本新人社員必備技能,名片交換,負責接公司電話,客戶來訪時端茶水等等等都學會了嗎???
還不會也沒關係,看完這一篇文章,就可以學會最低限度,一點都不失禮的接電話方式喔。

首先,電話來了。

聽到電話響了,儘量在三聲以內接起來。
如果響很久才接電話,記得先說一句「お待たせしました」。
不過對於初學者,只要學會講以下三句就好。

お電話ありがとうございます、○○(会社名)でございます。
感謝您的來電,這裡是○○公司。

いつもお世話になっております。
一直以來承蒙關照。

不管跟這間公司有沒有往來,還是第一次接觸,都必講這三句!! 一定要背起來。

接著該說什麼?

接下來對方就會講出他的目的。
通常是要找某某同事,或者是某某案件的負責人。

確認いたしますので、少々お待ちください。
現在確認中,請稍等一下。

就算對方想找的同事在公司,也要先講「現在確認中,請稍等一下」這句。
然後按下保留鍵,跟同事說「○○公司の○○さんからお電話です。」
因為搞不好同事不想接某公司電話,所以一定要講這句拖延時間。

如果同事不在,那有以下幾種常見回答可以講~
基本上,「現在不在位置上」跟「今日外出中」這兩句很好用,可以解決大部分的問題。
像是同事正在接電話、開會中、還是遲到還沒進公司,是萬用句。

ただいま、席を外しております。
現在不在位置上

本日、外出しております。
今日外出中

通常講出「今日外出中」,對方一定會問大概幾點回來,建議可以這樣回答。
午前(午後)○時頃、帰社予定でございます。
大約早上(下午)○點會進公司

○○は本日休んでおります、明日は(〇日には)出社する予定です。
○○(姓氏)今天休假,預計明天(幾號)上班

申し訳ございません。○○はあいにく出張しております。
不好意思,○○(姓氏)目前出差中

接電話一定要筆記的四個重點

對方聽到以上回答就會說等下再打,或者是請同事回撥電話。
這種時候請拿出紙筆,寫下這些資訊,把這些資訊交給同事。

  • 公司名稱
  • 來電者姓名
  • 電話
  • 主要聯絡事項

對於外國人來講,日本人的公司還有姓名都非常難記。
其實日本同事有時候也說聽不懂對方在講什麼,所以大膽的問吧,問個一次兩次OK的。
另外,來電顯示通常會出現電話號碼,這項可以跳過。
聯絡事項可能很多,所以只要請對方說最主要的事情就好。

失礼ですが、もう一度お名前を伺いしてもよろしいでしょうか?
不好意思,可以再說一次你的名字嗎?

はい、かしこまりました、申し伝えます。
好的,已了解,會幫忙轉達。

失礼いたします。
再見。(掛電話的最後一句)

聽到「失礼いたします」同時掛電話當然OK。
不過如果是客戶講出這句,等個兩秒再掛電話。
注意到這些小細節,連日本人都會覺得你很厲害。

接公司電話一點都不難,只要趕快把藍字的那幾句抄起來,就可以應付大部分的電話。
如果遇到突發狀況,那就是聽對方說什麼,隨機應變了。

電話禮儀,這在日本也是新人研修一定要學會的技能喔。
看完這篇文章,有沒有降低對於接電話的恐懼了呢?! 鼓起勇氣接電話吧。

yuyu

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maysunny123@gmail.com

在東京邁入第三年生活的OL,興趣是美食及輕旅行! 透過我筆下的文字,述說在日本大大小小的新鮮事。 Falling in love with Japan .♡